Nema sumnje u činjenicu da je E-mail revolucionirao način na koji međusobno komuniciramo. Iako ljudi sve više preferiraju društvene mreže i aplikacije za razmjenu izravnih poruka za razgovore s prijateljima ovih dana, istina je da je, kada je riječ o pravilnoj komunikaciji, e-pošta i dalje preferirani medij.
Od sveučilišta do globalnih korporacija i od studenata do direktora, e-mail se koristi svugdje i svatko. To je rekao, gotovo svi od nas imaju više adresa e-pošte, s jednom ili (više) od mnogih davatelja usluga e-pošte. No, pravo pitanje je, potvrđujemo li protokol (e) ispravne upotrebe e-pošte?
Ako niste sigurni u odgovor, onda je ovaj članak, podvlačeći osnovne etikete e-pošte koje svatko treba slijediti, za vas. Dakle, bez daljnjih problema, evo ih.
Osnovni e-zapisi e-pošte
1. Koristite adresu e-pošte profesionalnog izgleda
Vaša adresa e-pošte često se smatra indikativnom za vašu osobnost. Iz tog razloga, važno je imati adresu e-pošte profesionalnog izgleda, uglavnom s vašim imenom i prezimenom koji čine dio "korisničkog imena" . To je još važnije ako namjeravate koristiti adresu e-pošte za profesionalnu komunikaciju (npr. Slanje biografije regrutima, pružanje radnih uzoraka klijentima).
Ako korisničko ime po vašem izboru nije dostupno, možete dodati broj po svom izboru (npr. Datum rođenja) kako biste ga dobili . Da navedemo nekoliko primjera, [zaštićeno e-poštom] ili [zaštićeno e-poštom] može se smatrati dobrim izborom. S druge strane, upotrijebite nešto poput [zaštićeno e-poštom] ili [zaštićeno e-poštom], a možete biti sigurni da primatelji neće ni otvoriti e-poštu.
Savjet: U najvećoj mogućoj mjeri koristite zasebnu adresu e-pošte za sve vaše profesionalne potrebe. A ako vam ne smeta granatiranje s nekoliko dolara, najbolje je ići na e-poštu s vlastitom domenom.
2. Uvijek uključite predmet i držite ga jasnim i konciznim
Naslovna tema je jedna od najvažnijih komponenti e-pošte jer odmah daje primatelju ideju o informacijama koje su uključene u poruku e-pošte . To je razlog zašto bi sve vaše poruke e-pošte trebale imati naslovnu temu, čak i ako sadržaj nije toliko važan. Ostavljanje praznog retka predmeta shvaća se kao nemarnost na strani pošiljatelja.
Što je još važnije, naslov teme treba biti koncizan i do točke, tako da primatelj može razaznati sadržaj e-pošte što je brže moguće. Nekoliko je primjera priloženo izvješće o projektu , anketa o učinku - rani odgovor na to pitanje i slične stvari.
3. Koristite standardne fontove i minimalno oblikovanje
Bez obzira koliko vam se sviđaju te otmjene fontove koje imate na računalu, oni su apsolutno ne-ne kada se radi o pisanju e-pošte. To je zato što ako koristite nestandardni font i nije instaliran na primateljevo računalo, tekst e-pošte neće se pojaviti kao što je planirano . To je razlog zašto većina usluga e-pošte ima samo nekoliko standardnih, serifnih i sans-serif fontova (npr. Times New Roman, Arial) koji su dostupni za sastavljanje e-pošte. I trebali bi se držati njih.
Također, zadržite formatiranje u e-pošti što je manje moguće. Osim ako ne želite naglasiti određeni odjeljak, liniju itd. U sadržaju e-pošte, uzdržite se od korištenja isticanja i boja za tekst . Zapravo , boja teksta e-pošte trebala bi biti samo crna, jer je najčitljivija.
4. Izbjegavajte pogrešku pri upisu, pogrešnu upotrebu gramatike i pogreške interpunkcije
Iako ne postoji svatko tko ima gramatički nacizam, a nije kriminalno imati nenamjernu pisanicu ili dvije u e-pošti, pogrešna upotreba jezika, struktura rečenice itd. Općenito daje primatelju (ima) negativan dojam. Stoga je iznimno važno da tri puta provjerite predmet poruke e-pošte, tijelo i sve ostale tekstualne elemente za bilo kakve nehotične gramatičke i interpunkcijske pogreške (i ispravite ih, ako ih pronađete), prije nego što pritisnete gumb "Pošalji".
Štoviše, nikada ne smijete koristiti više znakova interpunkcije (npr. !!!) u porukama e-pošte. Isto vrijedi i za sleng riječi (npr. LMAO), popularne kontrakcije (npr. Gotcha!) I emoticons. Sve te stvari izgledaju vrlo nezrelo i neprofesionalno, a najbolje ih je ostaviti samo za društvene mreže i instant chat.
Savjet: Uvijek vodite računa o tome kako kapitalizirate riječi, rečenice itd. U porukama e-pošte. E-pošta (ili bilo što drugo, što se toga tiče) nikada ne bi smjelo biti sastavljeno u SVIM KAPIMA, jer se smatra internetskim ekvivalentom vikanja.
5. Dajte opisne nazive u privitku
Češće nego ne, moramo slati / primati više datoteka kao privitke s našim porukama e-pošte. Iako je to prilično potrebno, ništa ne može biti gore od primanja e-pošte koja je učitana s brojnim nasumičnim imenovanim datotekama (npr. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) koje nemaju nikakvog smisla. Dakle, kad god šaljete privitke s porukom e-pošte, preimenujte ih s nekim opisnim nazivima datoteka, tako da primatelj odmah zna njihov sadržaj, bez potrebe da ih otvara. Na primjer, ako svoj životopis šaljete potencijalnom poslodavcu, dajte mu ime kao CurrentResume_JohnDoe . Jednostavno i jednostavno.
Također, ako namjeravate poslati veliki broj (npr. 20) privitaka s porukom e-pošte, bolje je prvo ih kombinirati u zipovanu arhivu . Za još veću jasnoću, možete posebno spomenuti detalje poput broja privitaka, ukupne veličine arhive itd. U tijelu teksta e-pošte.
6. Uvijek uključite potpis
Potpis je potreban za pravilno zatvaranje ili završavanje teksta tijela e-pošte . No, još važnije, ona također daje "autentičnost" na e-mail i njegov sadržaj . Dakle, sve vaše poruke e-pošte trebale bi imati svoj potpis u njima. Samo stvorite i spremite potpis u postavkama e-pošte i automatski će biti dodan na kraju svake poruke koju sastavite.
Govoreći o “što” treba uključiti u potpis, to je nešto što treba odlučiti, jer se razlikuje od jedne osobe do druge. S obzirom na to, kao opće pravilo, možete uključiti kontaktne podatke (npr. Službeni broj, sekundarnu e-poštu), kao i linkove na vaše društvene profile . Ukratko, potpis treba poslužiti kao vaša digitalna kontaktna kartica. Ali nemojte ga preopteretiti previše nepotrebnim informacijama.
7. Potvrdite primitak e-pošte
Današnja e-pošta toliko je napredovala, da kada jednom pritisnete gumb "Pošalji", možete biti 200% sigurni da će doći do primatelja, sekunde ili dvije kasnije. Međutim, kao i kod bilo koje tehnologije, e-pošta može (i povremeno) pate i od zastoja . Nakon što primite poruku e-pošte (osobito ako je to važno), potvrdite primitak poruke tako da odgovorite pošiljatelju s malom porukom.
Iako nije moguće priznati svaku e-poštu koju dobijete, pokušajte to. Još važnije, trebali biste potvrdite e-poštu koja vam je pogrešno poslana, jer pošiljatelj možda čeka odgovor s druge strane. To će učiniti pošiljatelja svjesnim greške, te će također spasiti stvarni primatelju e-pošte neke nevolje.
8. Koristite odgovarajuće pozdrave
Kada razgovarate s ljudima licem u lice, ili čak telefonom, uvijek ih pozdravljamo. Isto pravilo vrijedi i za poruke e-pošte, tako da vaše e-poruke trebaju uvijek imati odgovarajuće pozdrave za primatelja (e). Ovisno o tome tko šaljete e-poštu, pozdrav može biti formalni (npr. Dragi g. Johnson, profesor Keller) ili neformalni (Hello Adam, Hi Jenna) . Isto tako, završetak (npr. Pozdrav, iskreno) mora imati isti temeljni ton kao i pozdravni pozdrav, kao i cjelokupnu poruku.
Važno je napomenuti da se suzdržite od korištenja izrazito neformalnih i svakodnevnih primanja (npr. Što je?) U porukama e-pošte . Podrazumijeva se da se smatra prilično neprofesionalnim.
9. Ne koristite svaki put Reply All
Postoje slučajevi kada primite e-poštu koja se šalje i drugim primateljima (npr. Važna obavijest u tvrtki). Ali kada odgovarate na takve poruke, žurno koristite opciju "Odgovori svima" . Ovo ne samo da šalje odgovor izvornom pošiljatelju, već i svima ostalima koji su primili e-poštu, bez obzira na to je li odgovor namijenjen njima ili ne . Ovo je savršen način za začepljenje ulaznih sandučića primatelja.
Iz tog razloga pažljivo reagirajte na e-poštu s više primatelja i koristite opciju "Odgovori" . Samo kada ste 100% sigurni da je vaš odgovor namijenjen svima na popisu primatelja, trebate li koristiti opciju "Odgovori svima".
10. Ispravno koristite polja Cc i Bcc
Uz polje „Za“ polja „ Cc “ i „ Bcc “ su nešto o čemu svatko tko je ikada imao e-mail zna. Ali čak i nakon toga, većina ljudi ih nepropisno koristi. Evo onoga što su i kada ih treba koristiti :
- Cc: Oznake za ugljični kopiju. Ako postoje primatelji kojima želite poslati poruku e-pošte, ali ne želite da znaju da je ova e-pošta namijenjena samo njima, unesite njihove adrese e-pošte u ovo polje. Svaki primatelj može vidjeti adrese e-pošte drugih osoba u polju Cc.
- Skrivena kopija: kratica za slijepu ugljičnu kopiju. Ako postoji više primatelja koje želite poslati e-poštom, ali žele da se vide kao jedini primatelji e-pošte, unesite njihove adrese e-pošte u ovo polje. Svaki primatelj u polju Bcc može vidjeti samo svoju adresu e-pošte, a ne i druge. Ova je opcija prikladnija za privatnost.
11. Pravovremeno odgovorite na e-poštu
S obzirom na to koliko e-poruka primamo svakodnevno, gotovo je nemoguće odmah odgovoriti na sve njih. Međutim, čak i ako je poruka e-pošte malo niska u odnosu na vaš prioritet, trebali biste pokušati odgovoriti na nju pravovremeno . Općenito to treba biti unutar 24-48 sati od primanja e-pošte. Ako već neko vrijeme nećete moći odgovoriti na poruke e-pošte (npr. Zbog prekida), upotrijebite značajku automatskog odaziva ili odaziv za odmor, koji većinu usluga e-pošte ima.
12. Ispravno formatirajte e-poštu prije prosljeđivanja
Čim se na poruku e-pošte pritisne gumb "Proslijedi", čitava poruka (uključujući sve slike, pogrešno poravnati tekst itd. Koju možda ima) je čudno uvučena udesno i umetnuta u praznu poruku e-pošte, tako da možete unijeti e-mail adrese primatelja i pošaljite ih. To ne samo da zabrlja formatiranje izvorne e-pošte, nego također uvodi puno bijelog prostora i dodatnih simbola (>) u proslijeđeni dio e-pošte, što zauzvrat čini e-poštu gotovo nečitljivom.
Da biste to razvrstali, trebali biste ispravno formatirati proslijeđenu e-poštu kada je umetnuta u praznu poruku e-pošte . To uključuje uklanjanje dodatnog bijelog prostora, kao i uklanjanje dodatnih znakova, praznih redaka i sličnih stvari.
Koristite e-poštu na način na koji je namijenjen za upotrebu
Budući da je to primarno sredstvo komunikacije u današnjem svijetu povezanom s Internetom, iznimno je važno da se e-pošta koristi u skladu s pravilima koja uključuju sve od načina na koji pozdravljate primatelje, do stila fonta koji odaberete. A gore navedene etikete pomažu vam da učinite upravo to, čime se postiže sveukupno bolje i produktivnije iskustvo e-pošte. Zato ih isprobajte i javite nam svoje favorite u komentarima ispod.
